Das Komitee: wer macht was
Ein Abiball hängt nicht an einer Person. Bildet ein Komitee aus mehreren Leuten und verteilt die Bereiche, bevor die ersten Anfragen rausgehen. Wichtig ist, dass eine Person den Überblick über das Geld behält und eine andere der feste Ansprechpartner für die Location ist.
Haltet Absprachen schriftlich fest, am besten in einer gemeinsamen Tabelle oder einem Chat, in dem alle mitlesen. Sonst weiß in der heißen Phase niemand mehr, wer was zugesagt hat.
| Bereich | Aufgaben |
|---|---|
| Finanzen | Budget, Kasse, Rechnungen, Ticketverkauf abrechnen |
| Location und Technik | Besichtigungen, Vertrag, Bestuhlung, Musikanlage, Licht |
| Verpflegung | Catering oder Hausgastronomie, Getränke, Abstimmung der Speisen |
| Programm | Ablauf, DJ oder Band, Reden, Diashow, Moderation |
| Dekoration und Einlass | Raumgestaltung, Namenslisten, Garderobe, Tickets prüfen |
| Kommunikation | Einladungen, Elterninfos, Kontakt zur Schule, Social Media |
Location finden und Vertrag klären
Am Anfang steht die Frage, wie viele Leute kommen. Rechnet nicht nur mit dem Jahrgang, sondern mit Eltern, Geschwistern und Lehrkräften. Daraus ergibt sich die Raumgröße, und die entscheidet, ob eine Stadthalle, ein Festsaal oder die Aula in Frage kommt.
Beliebte Säle sind oft Monate im Voraus vergeben. Fragt deshalb früh an und besichtigt mindestens zwei Orte. Lest den Vertrag genau durch, bevor jemand unterschreibt, und klärt, wer im Zweifel haftet. Wer noch nicht volljährig ist, kann Verträge nicht ohne Weiteres selbst abschließen. Klärt deshalb vorab, wer unterschreibt.
- Mietpreis und was darin enthalten ist (Bestuhlung, Technik, Reinigung, Garderobe)
- Zeitfenster für Aufbau und Abbau
- Regeln zu Lautstärke, Ende der Veranstaltung und Alkoholausschank
- Parkplätze und Anfahrt, auch für Gäste mit Behinderung
- Ob Catering vom Haus Pflicht ist oder ihr eigene Anbieter mitbringen dürft
Finanzierung: erst kalkulieren, dann buchen
Stellt zuerst eine Liste aller Kosten zusammen: Raum, Essen, Getränke, Technik, Musik, Dekoration, Versicherung, Druck. Daneben steht, was reinkommt: Ticketverkäufe, Einnahmen aus Aktionen der Abikasse und gegebenenfalls Sponsoren. Wie hoch die einzelnen Posten ausfallen, hängt stark von Region und Saal ab, deshalb holt konkrete Angebote ein, statt zu schätzen.
Legt den Ticketpreis erst fest, wenn die größten Posten feststehen, und plant einen Puffer für Unvorhergesehenes ein. Wer ein Konto für die Abikasse führt, braucht dafür meist die Unterschrift Volljähriger, klärt das früh mit Eltern oder der Schule.
Zeitplan bis zum Ball
| Zeitpunkt | Was ansteht |
|---|---|
| Ein Jahr bis ein halbes Jahr vorher | Komitee bilden, Termin festlegen, Location anfragen |
| Etwa ein halbes Jahr vorher | Vertrag, Budget, Ticketpreis, Catering und DJ buchen |
| Wenige Monate vorher | Einladungen, Ticketverkauf, Programm festlegen |
| Letzte Wochen | Sitzordnung, Technikcheck, Ablaufplan an alle Beteiligten |
| Nach dem Ball | Abbau, Abrechnung, Rückgabe der Kaution |
Der Abend selbst
Ein guter Abend hat einen Ablauf, aber keinen Zwang. Beginnt mit Empfang und Getränken, dann folgen Begrüßung, Essen, Reden und die Zeugnisübergabe, falls sie am selben Abend stattfindet. Danach darf es lang und laut werden. Plant Pausen zwischen den Programmpunkten, damit Gäste sich unterhalten können.
Bestimmt eine Person, die den Überblick behält und ansprechbar ist, auch wenn alle anderen feiern. Sie koordiniert Technik, Catering und Notfälle. Jemand sollte außerdem den Abbau organisieren, sonst bleibt er an den Letzten hängen.
Dresscode und Garderobe
Gebt vorab bekannt, ob es einen Dresscode gibt, und sagt klar, was Gäste erwartet. Wer mit Kleidung Geld sparen will, kann leihen, gebraucht kaufen oder tauschen. Eine Garderobe am Eingang mit Nummern spart später Suche und Ärger.
Verpflegung und Programm im Detail
Klärt früh, ob die Location ein Haus-Catering vorschreibt oder ob ihr einen eigenen Anbieter holen dürft. Fragt nach Alternativen für Gäste mit Allergien oder ohne Fleisch, und gebt Zahlen für die Bestellung erst weiter, wenn der Ticketverkauf abgeschlossen ist.
Beim Programm gilt: lieber wenige Punkte gut als viele hastig. Eine Diashow mit Bildern aus der Schulzeit, ein paar kurze Reden und ein Moment für die Lehrkräfte reichen. Reden von Schulleitung und Schülerschaft sollten vorher abgesprochen und zeitlich begrenzt sein, sonst fällt der Abend auseinander.
- Begrüßung durch das Komitee
- Essen mit ruhiger Musik im Hintergrund
- Reden, Zeugnisübergabe, Diashow
- Tanzfläche, Fotobox oder Spiele bis zum Schluss
Was am Ende gern vergessen wird
Gebt eine Person die Aufgabe, Kautionen und Rechnungen nachzuhalten, und besprecht, was mit übrigem Geld passiert. Gerade bei Streit über die Abrechnung hilft es, wenn alle Ausgaben belegt sind und die Zahlen vor dem Jahrgang offen vorgelegt werden.
Häufige Fragen
Wann sollte man mit der Planung des Abiballs anfangen?
So früh wie möglich, spätestens etwa ein Jahr vor dem Termin. Beliebte Säle sind oft lange im Voraus vergeben, und je früher das Komitee steht, desto mehr Zeit bleibt für Aktionen zur Finanzierung.
Wer bezahlt den Abiball?
Das Geld kommt aus Ticketverkäufen, der Abikasse und manchmal aus Sponsoring. Wie viel jede Person zahlt, hängt davon ab, was Raum, Essen und Musik kosten. Erst wenn die Angebote vorliegen, lässt sich ein Ticketpreis festlegen.
Was passiert, wenn weniger Leute kommen als geplant?
Dann fehlen Einnahmen, während viele Kosten feststehen. Plant deshalb einen Puffer ein, verkauft Tickets möglichst vorab und klärt im Vertrag, bis wann ihr die Personenzahl noch anpassen könnt.