Zuerst: Komitee bilden
Ohne feste Zuständigkeiten bleibt vieles an wenigen Leuten hängen. Sucht deshalb früh Verantwortliche für jeden Bereich. Gut sind kleine Teams, die sich regelmäßig abstimmen. Ein Leitungskreis aus den Teamsprechern hält den Überblick.
Fragt die Jahrgangssprecher und die Oberstufenkoordination, wer in früheren Jahrgängen mitgeholfen hat. Deren Erfahrung spart euch viele Fehler.
Danach: Kasse und Motto
Bevor Geld ausgegeben wird, braucht ihr ein Konto und eine verantwortliche Person. Beiträge sollten so früh wie möglich fließen. Parallel entscheidet der Jahrgang über das Abimotto, denn es bestimmt Logo, Shirts, Zeitung und Ball.
Zeitplan im Abschlussjahr
Die Zeitangaben sind Richtwerte. Euer Termin hängt vom Bundesland, den Prüfungsdaten und den Ferien ab. Fragt in der Schule nach, wann die Prüfungen laufen, und rechnet rückwärts.
| Zeitraum | Aufgabe |
|---|---|
| vor dem Abschlussjahr | Komitee bilden, Kasse einrichten, erste Beiträge einsammeln |
| Beginn des Abschlussjahres | Motto und Logo festlegen, Aufgaben verteilen |
| erstes Halbjahr | Ballort und Termin sichern, Fahrt buchen, Shirts bestellen |
| vor den Prüfungen | Zeitung und Buch in Arbeit, Sponsoren und Anzeigen klären |
| nach den Prüfungen | Abistreich, Entlassfeier, Ball |
| danach | Abrechnung, Kasse schließen, Rest verteilen |
Die Bereiche im Überblick
- Abikasse: Konto, Beiträge, Einnahmen, Abrechnung
- Abimotto und Abilogo: Grundlage für alles Gestaltete
- Abiball: Ort, Catering, Programm, Ablauf
- Abizeitung oder Abibuch: Redaktion, Anzeigen, Druck
- Abifahrt: Ziel, Veranstalter, Versicherung
- Abistreich: Absprache mit der Schulleitung, Regeln, Aufräumen
- Shirts, Aufkleber, Denkmal, Film: die Andenken
Zwischen den Bereichen gibt es Abhängigkeiten. Ohne Motto kein Logo, ohne Logo kein Shirt, ohne Kasse keine Anzahlung beim Ballort. Wenn ihr in dieser Reihenfolge arbeitet, kommt ihr seltener in Zeitnot.
Woran es meistens scheitert
Meist liegt es nicht am Geld, sondern an der Absprache. Aufgaben sind nicht verteilt, Fristen werden nicht eingehalten, und kurz vor dem Termin springt jemand ab. Legt für jeden Bereich eine zuständige Person und einen Vertreter fest. Haltet Beschlüsse schriftlich fest, am besten in einer gemeinsamen Datei.
Sprecht den Abistreich und größere Aktionen früh mit der Schulleitung ab. Dort entscheidet sich, was erlaubt ist, und wer dabei haftet.
Die Rolle der Schule
Schulleitung und Oberstufenkoordination sind keine Gegner der Planung, sondern oft hilfreich. Sie kennen die Termine, wissen, welche Räume zur Verfügung stehen, und können Genehmigungen beschleunigen. Fragt sie früh nach den Regeln, die an eurer Schule gelten.
Die Regeln unterscheiden sich von Schule zu Schule und zwischen den Bundesländern. Das betrifft zum Beispiel Abistreich, Verkäufe auf dem Schulgelände und Fahrten.
Wie ihr zusammenarbeitet
Legt einen festen Rhythmus für Treffen fest, etwa alle zwei Wochen, und führt ein Protokoll. Haltet Aufgaben, Fristen und Zuständige in einer geteilten Liste fest. Das spart Nachfragen und zeigt, wo es hakt.
Wer sich um die Planung kümmert, braucht auch Zeit für die Prüfungen. Verteilt die Last so, dass niemand im Prüfungszeitraum zusätzlich überlastet ist.
Nach dem Abi
Zum Schluss gehören Danksagungen und Abrechnung. Bedankt euch bei Sponsoren, Lehrkräften und Helfern. Gebt die Unterlagen an den nächsten Jahrgang weiter. So muss dieser nicht bei null anfangen.
Wer sich wann kümmert
Nicht jede Aufgabe braucht denselben Vorlauf. Kasse, Ballort und Fahrt verlangen frühe Entscheidungen, weil sie Geld binden und beliebte Termine schnell vergeben sind. Zeitung, Shirts und Streich lassen sich später abschließen, brauchen aber dennoch Vorarbeit.
Gebt die Reihenfolge nicht starr vor. Bei einem kleinen Jahrgang läuft einiges parallel, bei einem großen müssen die Teams mehr abstimmen. Prüft nach jedem Treffen, ob der Plan noch zu Zeit und Kasse passt.
Unterlagen sammeln
Legt einen gemeinsamen Ordner an, in dem Verträge, Angebote, Protokolle und Belege liegen. Wenn ein Teammitglied ausfällt, kann jemand anderes einspringen. Auch die Abrechnung am Ende geht damit schneller.
Wenn Streit entsteht, zum Beispiel über Ballort oder Fahrtziel, entscheidet eine Abstimmung im Jahrgang. Legt vorher fest, wie sie abläuft und ab welcher Mehrheit sie gilt. So bleibt die Stimmung gut, und die Entscheidung trägt, auch wenn nicht alle zufrieden sind.
Häufige Fragen
Wann sollte man mit der Abiplanung anfangen?
Spätestens zu Beginn des vorletzten Schuljahres solltest du Verantwortliche suchen und die Kasse einrichten. Die großen Posten wie Ballort und Fahrt brauchen am längsten. Je früher ihr startet, desto weniger hängt am Ende an einzelnen Personen.
Wer organisiert Abiball und Abistreich?
Das machen die Schüler:innen des Jahrgangs selbst, meist in Komitees. Lehrkräfte und Schulleitung beraten und genehmigen. Wie viel Unterstützung ihr bekommt, unterscheidet sich von Schule zu Schule.
Was ist, wenn sich im Jahrgang niemand zuständig fühlt?
Sprich Leute direkt an, statt eine allgemeine Frage in die Gruppe zu stellen. Kleine, klar umrissene Aufgaben finden eher jemanden als ein ganzer Bereich. Hilfreich ist es auch, Jahrgangssprecher oder Tutoren um Unterstützung zu bitten.