Ein Konto für den Jahrgang
Das Geld gehört auf ein eigenes Konto, nie auf ein Privatkonto einer einzelnen Person. So bleibt sichtbar, was dem Jahrgang gehört. Ein Konto auf den Namen von Minderjährigen ist nicht ohne Weiteres möglich, deshalb läuft es oft über ein volljähriges Mitglied, eine Elternvertretung oder einen Förderverein der Schule.
Fragt bei der Bank nach den Bedingungen für Vereins- oder Gruppenkonten und vergleicht Gebühren. Klärt außerdem, wer Zugriff bekommt. Am sichersten ist ein Vier-Augen-Prinzip: Größere Zahlungen brauchen die Freigabe von zwei Personen.
Wer die Kasse verwaltet
Die Kasse braucht eine verantwortliche Person oder ein kleines Team, das zuverlässig ist und gut mit Zahlen umgeht. Sucht sie nicht nach Beliebtheit aus. Wer das Geld verwaltet, kann bei Fehlern in die Verantwortung genommen werden, deshalb sollte der Jahrgang diese Aufgabe ausdrücklich bestätigen und festhalten.
Die Kasse darf nie im Dunkeln laufen. Führt eine einfache Tabelle mit allen Einnahmen und Ausgaben und hebt Belege auf. Gebt dem Jahrgang regelmäßig einen Zwischenstand und legt am Ende eine Abschlussabrechnung vor. Wer eingezahlt hat, will wissen, wohin sein Geld gegangen ist.
Beiträge und weitere Einnahmen
Die Grundlage sind meist regelmäßige Beiträge aller Mitglieder, zum Beispiel monatlich per Dauerauftrag. Je früher ihr damit anfangt, desto kleiner kann der einzelne Betrag bleiben. Weil nicht jede Familie gleich viel aufbringen kann, sollte es einen vertraulichen Weg geben, über Ermäßigungen zu sprechen.
Dazu kommen Einnahmen, die ihr selbst erarbeitet. Sie haben den Vorteil, dass sie die Gemeinschaft stärken und die Beiträge senken.
- Kuchen-, Waffel- oder Brötchenverkauf in den Pausen oder bei Schulfesten
- Partys, bei denen Eintritt und Getränkeverkauf Geld bringen
- Anzeigen im Abibuch, die Betriebe aus der Umgebung buchen
- Sponsoring durch Firmen, zum Beispiel Druckerei oder Reiseveranstalter
- Verkauf von Shirts, Aufklebern oder dem Abibuch selbst
Holt für jede Aktion vorher die Zustimmung der Schulleitung. Bei Verkäufen auf dem Schulgelände und bei Partys gelten außerdem Regeln zu Hygiene, Jugendschutz und Genehmigungen.
Steuer und Haftung allgemein
Eine Abikasse ist rechtlich oft eine lose Gruppe ohne eigene Rechtsform. Das bedeutet, dass bei Verlusten einzelne Personen haften können, besonders wenn sie Verträge unterschrieben haben. Wer dauerhaft Einnahmen erzielt, kann steuerliche Pflichten bekommen. Die Regeln sind kompliziert, deshalb lohnt sich eine Auskunft bei der Schulleitung, dem Förderverein oder einer Beratungsstelle, bevor ihr größere Beträge umsetzt.
Budgetplan aufstellen
Legt zu Beginn fest, welche Posten die Kasse tragen soll und wie viel jeweils vorgesehen ist. So seht ihr früh, ob Einnahmen und Wünsche zusammenpassen.
| Posten | Wer entscheidet | Wann wird gezahlt |
|---|---|---|
| Abiball | Ballkomitee mit Kassenwart | Anzahlung früh, Rest vor dem Ball |
| Abibuch / Zeitung | Redaktion mit Kassenwart | bei Druckauftrag |
| Shirts und Andenken | Jahrgang per Abstimmung | bei Bestellung |
| Abifahrt | Reisegruppe | laut Zahlungsplan |
Typische Fehler vermeiden
Die häufigste Panne ist, dass Beiträge nicht pünktlich eingehen und niemand nachhakt. Setzt eine feste Frist und eine Erinnerung. Eine zweite Panne: Ausgaben ohne Beleg. Bei Barzahlungen schreibt ihr sofort auf, was wofür ausgegeben wurde, und hebt die Quittung auf.
Auch Bargeld bei einer einzelnen Person ist ein Risiko. Zahlt Einnahmen aus Verkäufen zeitnah auf das Konto ein, und lasst bei der Auszählung zwei Leute dabei sein.
Anzeigen und Sponsoring ansprechen
Betriebe vor Ort sind oft bereit, im Abibuch eine Anzeige zu schalten, wenn sie den Nutzen sehen. Schreibt eine kurze Anfrage mit Auflage, Zielgruppe und Preisen der Anzeigenplätze. Der Ansprechpartner sollte ein volljähriges Mitglied oder eine betreuende Lehrkraft sein, damit der Eindruck seriös bleibt.
Beim Sponsoring helfen Unternehmen, mit denen ihr ohnehin zusammenarbeitet, etwa die Druckerei oder der Reiseveranstalter. Fragt bei jedem Auftrag, ob ein Zuschuss möglich ist. Sagt dem Sponsor klar, wo sein Name erscheint, und haltet das schriftlich fest.
Abschluss der Kasse
Nach dem letzten Posten steht die Abrechnung. Tragt alle Einnahmen und Ausgaben zusammen und legt sie dem Jahrgang vor. Wenn Geld übrig bleibt, gilt die Regel, die ihr vorher beschlossen habt. Danach wird das Konto geschlossen.
Häufige Fragen
Wer darf ein Abikonto eröffnen?
Konten für Minderjährige brauchen in der Regel die Zustimmung der Eltern. Praktischer ist ein Konto über ein volljähriges Mitglied, die Elternvertretung oder den Förderverein der Schule. Frag bei der Bank nach den Bedingungen für Gruppenkonten.
Wie viel Geld braucht ein Jahrgang für das Abi?
Das hängt vom Jahrgang ab: Größe, Ballort, Abibuch und Fahrt machen den Unterschied. Stellt deshalb früh einen Budgetplan auf und lasst ihn von der Jahrgangsversammlung bestätigen. Feste Zahlen für alle gibt es nicht.
Was passiert mit übrigem Geld in der Kasse?
Darüber entscheidet der Jahrgang gemeinsam, am besten schon vor Beginn des Sammelns. Üblich sind Rückzahlung an die Einzahler, eine Spende oder eine Gabe an die Schule. Haltet die Regel schriftlich fest, damit es später keinen Streit gibt.